Con questo post imparerai… a riflettere sui possibili imprevisti ed evitare che blocchino o rallentino la produzione. Per farlo, bisogna preparare una serie di strumenti, a partire dal Risk Register.
La capacità del PM e del team di affrontare le varie situazioni che spunteranno fuori è fondamentale. Per evitare di perdere tempo o il controllo del progetto, è bene pensare ad ogni evenienza, cercando di individuare i possibili rischi e di pianificare le possibili risposte. Per tutto questo è fondamentale il Risk Register (Registro dei Rischi).
Cosa è il Risk Register e quando farlo
E’ il documento in cui sono raccolte tutte le informazioni necessarie per affrontare gli eventuali contrattempi durante la produzione. E’ importante che il Project Manager lo sviluppi con cura insieme al suo team perché ne va del successo del progetto stesso. Nel Risk Register troviamo:
- ID: Ogni rischio viene identificato con un ID che agevolerà il riconoscimento da parte di tutto il team. Generalmente si usa la decomposizione definendo la categoria principale come prima cifra e il rischio più specifico con la seconda cifra (es. 2.01). Questo ID viene collegato al pacchetto di lavoro descritto nel Work Breakdown Structure;
- Descrizione: Il rischio viene definito in modo generico senza scendere troppo nei dettagli. Per maggiori info sarà interpellato chi è responsabile dell’area di riferimento;
- Categoria: L’area a cui appartiene la possibile fonte del rischio;
- Probabilità: La percentuale di occorrenza;
- Impatto: Il modo in cui il problema condizionerebbe la lavorazione. Può essere suddiviso in sottocategorie come Scopo, Qualità, Tempistiche e Costi, per definirne meglio l’impatto su queste macro aree. Infine, ad ogni impatto viene assegnato un punteggio: 5 – Catastrofico; 4 – Serio; 3 – Moderato; 2 – Minore; 1 – Insignificante;
- Score: E’ il punteggio ottenuto moltiplicando la percentuale di probabilità con il valore dell’impatto sul progetto. Per saperne di più su Probabilità, Impatto e Score puoi leggere la guida su Come Realizzare un Risk Probability and Impact Matrix;
- Risposta pianificata: La descrizione della possibile reazione nel caso in cui il rischio si avverasse davvero;
- Responsabile: Chi è il soggetto responsabile del rischio, colui che deve tenerlo sotto controllo e mettere in atto l’eventuale risposta;
- Azione: La risposta effettivamente messa in atto;
- Revisione Post-Risposta/Data: La data di quando verrà effettuata una verifica sugli effetti della risposta;
- Revisione Post-Risposta/Impatto: Qual è stato l’effetto della reazione sul progetto;
- Status: La condizione del rischio aggiornata secondo gli sviluppi;
- Note: Qualsiasi informazione utile aggiuntiva.
Come identificare i possibili eventi da mettere nel Risk Register
L’identificazione dei rischi potenziali è una fase importante e può avvenire in diversi modi, a seconda della complicatezza del progetto e della composizione del team. In caso di progetti semplici ci si può limitare all’opinione del team che può rispondere in base alla propria esperienza riguardo a lavori simili o a sessioni di brainstorming, ma per progetti più complessi si possono utilizzare tecniche come il diagramma di Ishikawa, l’analisi SWOT, la revisione di documenti storici, il benchmarking e magari consultare degli esperti attraverso delle interviste o con la tecnica Delphi.
Quali azioni prendere?
Ora è tempo di pensare alle possibili azioni. In generale, le strategia per i Rischi Negativi sono l’evitamento (far finta di nulla), la riduzione (ad esempio attraverso la produzione di un prototipo), il trasferimento (si subappalta la gestione del rischio a un’altra società) o l’accettazione. Quest’ultima è quasi sempre la strategia migliore perché si affronta il problema in modo diretto.
E’ importante anche sapere qual è l’attitudine del Team e degli stakeholder coinvolti: quale grado di tolleranza sono disposti ad accettare? Qual è la soglia oltre la quale considerano giusto intervenire? Quanta forza hanno di risolvere il problema?
Bisogna quindi definire in anticipo l’eventuale risposta accantonando parte del budget per il Contingency plan e definendo anche un possibile piano B (scopri qui i 5 passi per un Piano B infallibile). Non bisogna lasciare nulla al caso, può bastare un rischio sottovalutato (esempio semplice, un’influenza virale che coinvolge la maggioranza degli impiegati) per far crollare il fatturato di un’azienda.
Un approccio più agile
Le metodologie di Project Management sono in evoluzione e negli ultimi decenni si sta completando il passaggio da un approccio più classico a uno più agile o adattivo. La caratteristica di questa nuova filosofia è che la pianificazione ha ancora uno spazio importante, ma non come prima visto che il processo si adatta di giorno in giorno. Immaginate un software degli anni ‘90 e un software dei giorni d’oggi: il primo si acquistava in una scatola con un cd che una volta installato funzionava già perfettamente senza problemi fino alla versione successiva; il secondo si scarica via internet e probabilmente non funzionerà al 100% nella sua prima versione, ma sarà aggiornato periodicamente per risolvere i vari bug segnalati dai feedback dei clienti.
Di conseguenza, chi utilizza ancora il primo approccio cerca di prevedere ogni singolo errore, chi sceglie quello più moderno aspetta che siano i clienti a suggerire cosa aggiustare. E’ ovvio che questo cambiamento dipende dal tipo di industria e dalle conoscenze del Project Manager, ma è bene comunque sapere che il mondo del Project Management sta cambiando e, quindi, anche il modo in cui si affrontare i rischi.