Con questo post imparerai… ad usare il metodo dell’Earned Value Analysis per fare un punto della situazione del tuo progetto e evitare di perdere il controllo.

Facciamo una premessa e partiamo da una situazione che tutti i Project Manager, anche quelli non certificati PMP o che non devono gestire chissà quali progetti internazionali, si trovano a dover affrontare: abbiamo lavorato tanto con lo Sponsor e gli Stakeholder per chiarire le idee sul progetto, abbiamo fatto tutti i vari documenti necessari (Business case, Project Charter ecc.), abbiamo speso un sacco di tempo per pianificare ogni singola virgola e finalmente siamo partiti. Cosa potrebbe andare storto? Niente, salvo che poi ci ritroviamo agli ultimi giorni delle scadenze con un budget fuori controllo e con tanto lavoro ancora da completare.
Come è stato possibile? Semplice, non abbiamo monitorato il lavoro.

Soprattutto a livello di piccole/medie imprese, ognuno ha il suo modo personale o procedure aziendali per fare il “punto della situazione“, ma la teoria del project management ci offre uno strumento che ogni Project Manager dovrebbe conoscere alla perfezione. Sto parlando dell’Earned Value Analysis (letteralmente “valore guadagnato”) che è una delle metriche di progetto più diffuse al mondo.

Se stai preparando l’esame per il PMP troverai sicuramente una domanda su questa tecnica. A questo proposito, ti consiglio il mio ebook “PMP EXAM NO PROBLEM!” che è il risultato di tutti i miei studi per questo esame e della mia esperienza da Project Manager e che ha già aiutato tantissimi candidati in tutto il mondo (il libro è in inglese). Lo trovi qui su Amazon basato sulla sesta edizione del PMbok.

COS’E’ L’EARNED VALUE

E’ il confronto fra la baseline di misurazione delle prestazioni con l’efficienza effettiva dei costi e della pianificazione temporale (schedule). In questo modo è possibile sapere se stiamo rispettando i tempi e i costi prefissati. Facile? Logico? Sì, se fatto “a occhio” per un progetto semplice, lo è molto meno se stiamo parlando di progetti di migliaia o milioni di euro.
Si basa su 3 dimensioni fondamentali per ciascun Work Package e punto di controlo:

– Valore pianificato (Planned Value, PV): è il budget autorizzato assegnato al lavoro schedulato per portare a
termine un’attività o un componente della struttura di scomposizione del lavoro (il Work Breakdown Structure, WBS) e non include la riserva di gestione. Questo budget è allocato per fase nel corso del progetto anche se ad un certo punto definisce il lavoro fisico che si sarebbe dovuto portare a termine. L’ammontare complessivo del PV è chiamato anche Budget al completamento (BAC).
L’ammontare del PV è talvolta definito “Baseline di misurazione delle prestazioni” (PMB).

– Eamed Value (EV): è una misura del lavoro eseguito espressa in termini del budget autorizzato per tale lavoro. È il budget associato al lavoro autorizzato che è stato completato. Ovviamente l’EVmisurato non può essere
superiore al PV del budget autorizzato per una componente. E’ utilizzato anche per determinare le tendenze di
prestazione a lungo termine.

– Costo effettivo (Actual Cost, AC): è il costo effettivamente sostenuto per il lavoro eseguito su un’attività durante uno specifico periodo di tempo.

COSA SI INTENDE PER EARNED VALUE?

Nello specifico si tratta di uno strumento che risponde a domande essenziali:

  • A che punto siamo nel progetto?
  • Quanto lavoro abbiamo svolto?
  • Quanto manca per completare il tutto?
  • Quanto abbiamo speso finora?
  • Quanto spenderemo da qui in avanti?
  • Quanto potremmo uscire dal budget?
  • Quanto potremmo ritardare nella consegna del lavoro?

E così via. Questo perché con l’analisi dell’Earned Value Analysis prendiamo in esame tre elementi fondamentali: Scopo, Costi, Tempistiche. E’ un parametro di confronto fra il momento presente e quello pianificato e possiamo poi utilizzarlo anche in combinazione con altri strumenti come il Critical Path, ad esempio.

LE FORMULE DELL’EARNED VALUE ANALYSIS (ANALISI DELLO SCOSTAMENTO)

Sono metriche di progetto che ovviamente possono essere utilizzate per ogni tipo di progetto, da quelli più complessi a quelli più semplici come il riparare un bagno. Qualsiasi progetto che preveda l’utilizzo di un budget prestabilito da usare per un lavoro in un arco di tempo, può avvalersi dell’Earned Value Analysis e dell’Analisi dello Scostamento. 

Earned Value Analysis - www.DanieleGiudici.itMa vediamo come funziona. Innanzitutto è importante avere tutti i documenti necessari preparati in fase di pianificazione: consultando questi possiamo vedere a che punto dovremmo essere. Ad esempio, il progetto è iniziato il 1° marzo, dovremmo sapere cosa avremmo dovuto realizzare il 15. Quando arriveremo al 15 potremo fare l’Earned Value Analysis e valutare, in modo scientifico, se siamo “on budget” e “on time” o se dobbiamo correggere il tiro.

I valori da considerare sono:

  • Actual Cost (AC): è quanto abbiamo speso finora (in valore monetario)?
    • Formula= EV – CV    oppure   EV – SV
  • Planned Value, PV: è la percentuale del lavoro che avremmo dovuto completare in questo momento rispetto a quanto pianificato (in valore monetario). Considera che il 100% del PV è il BAC (Budget at completion). Quanto abbiamo pianificato di dover spendere fino a oggi?
    • Formula= BAC x % lavoro completato 
  • Earned Value (EV): è il valore monetario del lavoro completato finora. E’ la percentuale del lavoro completato finora (in valore monetario). Quanto lavoro è stato effettivamente completato finora?
    • Formula= BAC x % lavoro completato

Questi valori possono essere combinati per una analisi completa:

  • Cost Variance (CV): è la differenza fra il budget assegnato e il lavoro completato. Infatti alla fine dei lavori dovremmo avere zero. Siamo nel budget o stiamo spendendo troppo/poco?
    • Formula= EV – AC
    • Cost variance percent (CV%)= CV / EV
      Zero è “on target”. Risultato positivo: sotto il budget. Negativo: abbiamo il budget
  • Cost performance index (CPI): misura se il budget è speso in modo efficiente. Considera che “1” è l’ideale: <0 oltre il budget, >0 è sotto il budget
    • Formula= EV / AC
      Il risultato di 1.0 è quello ideale. Sotto questa cifra stiamo spendendo troppo, sopra questa cifra stiamo spendendo meno (performance positiva)
  • Schedule variance (SV): è il lavoro completato, quindi alla fine dei lavori sarà zero. Siamo nei tempi oppure siamo in ritardo/anticipo con i lavori?
    • Formula= EV – PV
    • Schedule variance percent (SV%)= SV / PV
      Zero è “on target”. Risultato positivo: siamo in anticipo. Negativo: siamo in ritardo
  • Schedule performance Index (SPI): misura quanto efficientemente il team ha utilizzato il tempo a disposizione. Qui “1” è l’ideale: minore di 1 in anticipo, maggiore di 1 siamo in ritardo 
    • Formula= EV / PV
      Il risultato che indica che siamo “on target” è 1.0. Sotto questa cifra siamo in ritardo su quanto pianificato, sopra questa cifra stiamo in anticipo (performance positiva)

LE ANALISI DELLE TENDENZE

Ora è tempo di complicare un po’ le cose analizzando il trend dei lavori con dei parametri diversi:

  • Budget at Completion (BAC): è una stima di quanto dovremmo spendere alla fine del progetto. E’ stato stabilito in fase di pianificazione ed è un parametro
  • Estimate at Completion (EAC): è l’aggiornamento del BAC se questo non è più valido. Ci sono tante opzioni diverse, eccone alcune: 
    • Opzione 1: quando il piano iniziale è cambiato per delle valutazioni sbagliate o perché sono cambiate le circostanze.
      • Formula= AC + stima dell’ETC bottom-up (il più possibile dettagliata)
    • Opzione 2: se prevediamo che non accadrà nulla di nuovo a modificare il progetto (il CPI non cambierà).
      • Formula= BAC / CPI (tipico)
    • Opzione 3: se è successo qualcosa che ha distratto il progetto ma prevediamo che nulla accadrà in futuro.
      • Formula= AC + BAC + EV (atipico)
    • Opzione 4: abbiamo sbagliato a stimare i costi e i tempi necessari al progetto e questo ci ha causato dei problemi, ma ora vogliamo accellerare il lavoro mantenendo gli stessi CPI e SPI.
      • Formula= AC + [(BAC – EV) / (CPI x SPI)]
  • Variance at Completion (VAC): la differenza fra la previsione di utilizzo del budget iniziale e quello modificato nel tempo. Considera che un risultato sotto lo 0 significa che siamo sotto il budget.
    • Formula= BAC – EAC
  • Estimate to Complete (ETC): sono i fondi necessari per completare il lavoro da questo momento in avanti. Anche qui ci sono diverse opzioni:
    • Opzione 1: in una situazione normale assumiamo che il lavoro continuerà come pianificato nonostante qualcosa abbia cambiato il BAC.
      • Formula= EAC – AC
    • Opzione 2: di quanti soldi abbiamo bisogno per completare il lavoro ipotizzando lo stesso SPI?
      • Formula= (BAC – EV) / CPI 
  • To-Complete Performance Index (TCPI): è l’indice di efficienza al completamento. Sono i costi/sforzi necessari per completare il lavoro all’interno del budget (BAC o EAC). E’ basato sulle performance avute sinora ed è utilizzato per determinare se il BAC/EAC previsto può essere raggiunto. E’ la differenza fra il “Lavoro rimanente” (BAC – EV) e il “Budget rimanente” (BAC o EAC – AC).
    • Formula= (BAC – EV) / (BAC – AC)

NUOVI TREND

Earned Value Analysis è diffusissima e come tutto nel project management anche questa tecnica è in costante evoluzione. Gli ultimi trend, ad esempio, stanno spingendo verso un Earned Schedule (ES) che sta rimpiazzando la misura dello Schedule Variance (SV), ovvero EV–PV. Ora si tende a mettere in relazione questo ES con il tempo attuale (AT) usando la formula ES – AT. Il risultato deve essere pari a 0 (zero) o superiore (in anticipo) per capire che in questo momento il progetto ha fatto “guadagnato” più di quanto pianificato.
Di conseguenza lo SPI diventa ES / AT.

Ma questo è solo un passaggio dei tanti modi di applicazione e di sviluppo che sta avendo l’Earned Value Analysis. Quel che è certo è che si tratta di uno strumento fondamentale per qualunque progetto.